Któż z nas nie marzył o tym, żeby nagle doba miała więcej godzin na realizację obowiązków, zajęcie się swoim hobby lub spotkania z rodziną i przyjaciółmi? Może nie rozciągniemy 24 godzin w nieskończoność, jednak istnieją pewne sposoby na to, aby lepiej wykorzystać swój czas, a także dobrze nim zarządzać. Tak właśnie można zyskać nagle dużo czasu na wszystko. Sprawdź, jakie sposoby są warte spróbowania.
Spis Treści
Notuj wszystko to, co robisz
Dla każdej osoby oczywiście skuteczne metody zarządzania czasem będą inne. To co zadziała dla jednej osoby, niekoniecznie musi sprawdzić się w przypadku kogoś innego. Warto jednak eksperymentować i sprawdzać, który sposób idealnie sprawdzi się dla nas. Może dzięki temu zyskamy w końcu więcej czasu na przykład na własny rozwój, podjęcie nowego szkolenia lub poszukiwanie nowej pracy.
Pierwszym sposobem jest notowanie wszystkich swoich aktywności. Dzięki temu sprawdzisz, na co tracisz najwięcej czasu. Przeznacz sobie na to na przykład tydzień. Zacznij od zapisywania wszystkiego, co robiłeś w ciągu tygodnia. Mogą to być rozmowy, analizy lub myślenie nad zadaniem. Warto oczywiście zapisać nie tylko o tym, co to była za czynność, ale także ile czasu zajęła każdego dnia.
Dzięki temu będziesz mógł z łatwością zrozumieć, jak wiele możesz zrobić, ale też na jakie rzeczy tak naprawdę marnujesz swój cenny czas. Niektóre czynności nie prowadzą nas do żadnych efektów, a raczej można je nazwać prokrastynacją lub przekładaniem czynności na później.
Priorytety – to ważne
Nie każdy z nas jest wielkim fanem planowania wszystkiego na następny dzień lub w ogóle długoterminowo. Jednak warto się przełamać i zacząć odpowiednio planować wszystkie czynności, jakie chcemy wykonać. To naprawdę działa! Powinna to być ostatnia czynność danego dnia.
Po rozplanowaniu obowiązków, jakie chcesz wykonać następnego dnia, warto ustalać ich priorytety. Ustal, które zadania są najważniejsze i właśnie od nich zacznij. Jeśli masz z tym problem, spróbuj zastanowić się, które z nich powinieneś zrobić “na wczoraj” lub są bardzo naglące – od nich właśnie zacznij. Następnie warto przejść do kolejnych zadań. Na samym końcu powinny znaleźć się błahe sprawy, złodzieje czasu (takie jak social media) i inne mało pilne zadania.
Cel to podstawa
Sam plan to nie wszystko, mimo że może bardzo wspomóc produktywność. Warto także zastanowić się przed rozpoczęciem kolejnych zadań nad tym, jaki wynik chce się osiągnąć. To pomoże na określenie efektu końcowego, który po spełnieniu określonych warunków będzie można nazwać sukcesem. Warto poświęcić też trochę czasu na ocenę wykonania zadania i wyciągnąć konkretne wnioski.
W określaniu swoich celów pomoże także poznanie samego siebie, czyli tego, czy wolimy pracować rano czy wieczorem. Z pewnością produktywność jest dla każdego większa o różnych porach dnia. Nie warto męczyć się w godzinach, kiedy nasza motywacja jest najniższa – wtedy z pewnością nie wykonamy celu.
Asertywność – tak, wielozadaniowość – nie
Podczas wykonywania zadań trzeba osiągnąć pełne skupienie, aby doskonale zająć się swoim zadaniem. Oczywiście – nie pracuje się nigdy w próżni, i często zdarza się, że ktoś czegoś od nas potrzebuje. Warto wtedy określić, czy faktycznie jest to sytuacja pilna i awaryjna, a nasza reakcja jest potrzebna natychmiast. Być może jeśli poczeka trochę to nic się nie stanie, a my będziemy mogli skończyć zadanie.
Warto także uświadomić sobie, że wielozadaniowość to nic dobrego, mimo że niektórzy bardzo chwalą się tą cechą. Mogłoby się wydawać, że pasowałoby to dobrego lidera, jednak nikt nie powinien robić wielu rzeczy naraz, bo z reguły nie kończy się to dobrze. Większość zadań zostaje wówczas rozgrzebana i ich końca nie widać.
Dobrze jest zatem skupić się na jednym zadaniu i jego realizacji. Uświadomienie sobie, że wielozadaniowość jest wrogiem produktywności, pomaga w ustalaniu priorytetów i wykonywaniu najpilniejszych zadań na początku. W momencie, gdy zaczyna się wykonywać kilka zadań jednocześnie, umysł skupia się na wielu szczegółach, a my tracimy energię oraz czas, żeby przypominać sobie założenia konkretnych obowiązków i wdrożenie się od nowa.
Poza powyższymi sposobami warto także zadbać o uporządkowanie swojego biurka oraz komputera i dokumentów. Lepsza organizacja wpływa później na zyskanie czasu, bo nie musisz przekopywać się przez niezliczoną ilość plików, by dotrzeć do źródła. Warto także zacząć pracować w swoim, optymalnym tempie. I pamiętaj – nie da się zrobić wszystkiego naraz.
